Ecomail využívá k rozesílce hromadných e-mailů velké množství klientů. Abychom mohli zajistit co nejlepší výsledky napříč všemi kampaněmi, je pro nás důležité, aby klienti své kampaně posílali s ohledem na pravidla hromadné rozesílky newsletterů.
​
Klientská rozesílka probíhá ze společných odesílacích serverů, které sdílí reputaci – kontrolu odesílaného obsahu tak provádíme v zájmu zachování dobré reputace všech odesílaných kampaní.

V tomto článku vám přiblížíme, na jakých principech naše namátková kontrola stojí a jaké kroky můžete ze své strany podniknout pro co nejlepší výsledky a rychlé odeslání kampaně.
​
​V tomto článku naleznete:

1. Co znamená namátková kontrola obsahu?

2. Proč kontrola probíhá?

3. Jaké prvky jsou nejdůležitější pro odeslání kampaně?

3.1. Odesílací doména

3.1.1. Funkční web

3.1.2. Zásady zpracování osobních údajů

3.1.3. Doména s příznakem Ecomail

3.2. Původ a správa databáze kontaktů

3.2.1. Sběr kontaktů v souladu s GDPR

3.2.2. Mazání kontaktů

3.3. Obsah newsletteru

3.3.1. Odkaz pro odhlášení

3.3.2. Nepodporovaný obsah

Doručitelnost e-mailových kampaní ovlivňuje řada různých faktorů –⁠⁠⁠⁠⁠⁠ od reputace odesílací domény, přes původ a kondici databáze kontaktů až po samotný obsah e-mailů. Této problematice se více věnujeme na našem blogu.

Abychom dokázali zajistit našim klientům co nejlepší doručitelnost, pracujeme se systémem namátkové kontroly odesílaného obsahu. Ověřujeme, jestli odesílaná kampaň respektuje principy, na které je třeba v hromadné rozesílce newsletterů dbát. Pokud tomu tak není, hledáme společně řešení pro úspěšné odeslání kampaně.

Provádění kontroly pomáhá zajistit, že kampaně odesílané z Ecomailu splňují všechna zákonná nařízení a jsou v souladu se zásadami korektní hromadné rozesílky e-mailů.

Rozesílka všech klientů v aplikaci Ecomail probíhá z totožných odesílacích serverů, které sdílí společnou reputaci.
​
Ve chvíli, kdy dojde k narušení této reputace např. rozesíláním spamu či jiného nevyžádaného obsahu, může mít tato aktivita vliv také na doručitelnost kampaní dalších klientů Ecomailu, u nichž je nastavení v pořádku. Díky procesu namátkové kontroly můžeme případným komplikacím včas předejít, a jsme tak schopni zajistit klientům dlouhodobě co nejlepší výsledky kampaní.

Správná práce s následujícími prvky rozesílky má zásadní vliv na vyhodnocení kampaně v rámci namátkové kontroly:

Jedním z povinných prvků hromadné rozesílky přes Ecomail je funkční web umístěný na doméně, z níž svá sdělení odesíláte.
​
Hromadná rozesílka slouží primárně k propagaci projektu, který se týká konkrétní domény. Pro zajištění dobré důvěryhodnosti vašeho e-mailingu je zapotřebí, aby každý příjemce mohl na základě e-mailu odesílatele snadno dohledat váš web, kde najde obsah související s rozesílkou; minimálně by se na této webové stránce měl nacházet následující základní obsah:

Až tehdy je možné do účtu doménu vložit a realizovat z ní rozesílku. V rámci namátkové kontroly věnujeme doménám pozornost i proto, abychom zajistili, že v Ecomailu nedojde k zaslání obsahu, který je v rozporu s naším etickým kodexem.

Pokud se na doméně web nenachází, můžeme rozesílku zamítnout; a to až do té doby, než web na doméně zprovozníte.

Proč jsou Zásady o zpracování osobních údajů nezbytné?

Zpracování Zásad je na odpovědnosti klienta a v případě online podnikání je nezbytné. Jde o povinný prvek každé webové stránky zpracovávající osobní údaje, který ukládá nařízení o GDPR.

Každý příjemce e-mailingu by měl mít možnost si snadno ověřit, jakým způsobem s jeho osobními údaji nakládáte. K tomu na vašem webu slouží právě Zásady o zpracování osobních údajů, které obsahují informace o tom, jaká data a v jakém rozsahu zpracováváte, po jakou dobu a za jakým účelem.

Co mají Zásady ve vztahu k hromadné rozesílce obsahovat?

V Zásadách musí být uvedeno následující:

Zpracování osobních údajů pro účely hromadné rozesílky se věnujeme také v této části nápovědy.

Co se stane, když na vašem webu Zásady chybí či jsou nekompletní?

Pokud budou Zásady jediným chybějícím nebo neúplným prvkem, kampaň odešleme.

Zpětně vás pak kontaktujeme s upozorněním, že se nám dokument se Zásadami nepodařilo na webu dohledat. Doporučíme vám si v takovém případě Zásady zpracovat a umístit odkaz na ně na váš web – ideálně do patičky, aby byly snadno dohledatelné.
​
V případě nekompletního znění od nás obdržíte doporučení pro úpravu, aby Zásady obsahovaly všechny potřebné informace.

Pokud do účtu vložíte a ověříte pro rozesílku doménu 3. řádu, v odesílací doméně by nikdy neměl figurovat přímo název Ecomail (např. ecomail.vasedomena.cz). Pokud zaznamenáme vložení domény v této podobě, zablokujeme ji a informujeme vás o nutnosti jejího odstranění.

Vámi zasílaný obsah souvisí výhradně s vaším projektem. Odesílací doménu vidí příjemci v detailu odesílatele v poštovní schránce a v tomto znění by na ně tak nemusela působit důvěryhodně.

Rozesílku realizujte z domény, která plně koresponduje s názvem vaší společnosti a neodkazuje na Ecomail – např. novinky.vasedomena.cz. Ověřením domény 3. řádu vás provedeme v tomto článku nápovědy.

Prostřednictvím aplikace Ecomail je možné realizovat hromadnou rozesílku pouze na kontakty, které:

Můžete cílit například na vaše aktivní zákazníky, návštěvníky vašich akcí, uživatele přihlášené k odběru novinek či jiné kontakty, u kterých můžete jejich souhlas s hromadnou rozesílkou z vaší domény prokazatelně doložit.

Oproti tomu např. kontakty získané z veřejných či zakoupených databází, které nesplňují výše uvedené, nelze v hromadné rozesílce oslovit. O tom informujeme také v procesu nahrávání kontaktů formou hromadného importu:

Rozesílka na kontakty, kde souhlas nemůžete doložit, je v rozporu s platnou legislativou a může být penalizována vysokými pokutami. Riskujete také označení vašich sdělení za spam a poškození reputace své odesílací domény.

Zároveň za vzniklou situaci odpovídá nejen správce osobních údajů (vy), ale také jejich zpracovatel (Ecomail) –⁠⁠⁠⁠⁠⁠ proto pokud budeme mít podezření na to, že kontakty v databázi nebyly získány v souladu s GDPR, může dojít ve vašem zájmu až k blokaci kampaně.

Více se o GDPR v mailingu dozvíte v tomto článku nápovědy, který zpracovala naše právnička.

V rámci namátkové kontroly věnujeme pozornost i případům, kdy v účtu dochází k opakovanému mazání kontaktů.

Smazáním kontaktů v Ecomailu přijdete o celou historii jejich aktivit včetně informace o případném odhlášení z rozesílky. Může se stát, že je v budoucnu omylem znovu importujete jako aktivní a dál na budete zasílat svá sdělení, což zvyšuje riziko označení vašich sdělení za spam.

Pokud se některé kontakty z rozesílky odhlásí přes vložený odhlašovací odkaz, stávají se v Ecomailu neaktivními. Další sdělení se na ně již neodešle a nepočítají se do limitu aktivních kontaktů v účtu, není tak potřeba je z vaší strany mazat. Informace o odhlášení se vztahuje ke konkrétnímu seznamu kontaktů, na nějž byla daná kampaň odeslána. I proto v Ecomailu doporučujeme pracovat pouze s jedním seznamem kontaktů.

Pokud na některé kontakty (např. dlouhodobě neaktivní) již nechcete v rámci hromadné rozesílky cílit, doporučujeme je odhlásit. Postup pro hromadné odhlášení kontaktů najdete popsaný v naší nápovědě.

V případě opakovaného mazání kontaktů v účtu vás budeme kontaktovat. Cílem je zjistit, jak se svou databází pracujete, a předat vám tipy k její efektivní správě. Pokud však bude k mazání docházet i nadále, bez reakce na naše upozornění, můžeme přikročit k blokaci účtu.

Proč je nutné do šablony odkaz pro odhlášení přidat?

Odkaz pro odhlášení je povinným prvkem v hromadné rozesílce. Ze zákona mají příjemci hromadné rozesílky právo se z takové rozesílky kdykoliv snadno odhlásit. Zpravidla toto odhlášení probíhá proklikem skrze odkaz, který do kampaně vložíte ještě před jejím odesláním.
​
Jakmile jej příjemce proklikne, dojde k automatickému odhlášení z rozesílky. Žádné další kampaně tak na kontakt nedorazí.

Co se stane, když odkaz do šablony nepřidáte?

Pokud na odkaz pro odhlášení zapomenete, nevadí. Automaticky jej v okamžiku odeslání doplníme do patičky vašeho sdělení. Jedná se však o automaticky vygenerovaný odkaz, který nemusí ladit se zbytkem vaší šablony. Na chybějící odkaz pro odhlášení vás zpětně upozorníme.
​
​Odkaz proto doporučujeme vložit do šablony z vaší strany ještě před odesláním kampaně. Jak na to, najdete v této nápovědě.

Proč je třeba využívat odkaz pro odhlášení přímo v Ecomailu?

Aby se kontakt po kliknutí na odkaz automaticky v Ecomailu odhlásil, je třeba využívat náš odkaz pro odhlášení.

Z toho důvodu v kampani nepovolujeme vlastní odhlášení (např. odkazem na vaše webové stránky, kdy dojde k odhlášení kontaktu pouze ve vašem systému). Ze stejného důvodu nedoporučujeme využívat odhlášení kontaktováním (třeba skrze zaslání e-mailu na vaši adresu).

Vlastním způsobem odhlášení může dojít k nesrovnalostem v databázích a může se stát, že než stihnete kontakt odhlásit také v Ecomailu, dojde k další rozesílce na něj. Tím riskujete nahlášení kampaně jako spam.

Ecomail zároveň takový styl odhlášení vyhodnotí jako chybějící odkaz pro odhlášení a automaticky bude doplněn do patičky i náš defaultní odkaz pro odhlášení. Vzniká tím duplicitní odhlášení a příjemce znejistí, jaké odhlášení je správné. To také snižuje důvěryhodnost sdělení.

Níže specifikujeme typ obsahu, který není možné přes Ecomail odeslat – ať už proto, že jeho propagace není v souladu s platnou legislativou nebo jsme se rozhodli ho z jiných důvodů v Ecomailu nepodporovat. Výčet nepovoleného obsahu najdete také v našem kodexu využívání Ecomailu.

V uvedených případech zpravidla dochází k blokaci vaší kampaně pro účely dořešení situace (pokud není jasně patrné, že jde o některou z uvedených výjimek, viz níže).

Kontaktovat vás budeme na e-mailové adrese, která je v daném účtu vedená jako kontaktní (uživatel s oprávněním Majitel účtu). Zkontrolujte si, zda jde o platnou, aktuální adresu. Reagujte poté na zaslaný e-mail – situaci tak budeme moci společnými silami řešit a domluvit se na dalším postupu tak, aby rozesílka proběhla v souladu s našimi obchodními podmínkami a platnou legislativou.
​

Akviziční kampaň je typicky cílena na potenciální zákazníky. Jejich cílem je představení nabízených produktů/služeb a získání nových klientů.

Hromadná rozesílka má však za cíl kontaktovat vaše již existující klienty nebo k newsletteru přihlášené kontakty a budovat s nimi dlouhodobý vztah. Pokud obsah kampaně při kontrole působí jako rozesílka na potenciální klienty/kontakty, s nimiž vás nepojí žádný předchozí vztah, nebude její rozeslání povoleno a budeme vás kontaktovat za účelem objasnění situace.

Pokud byla vaše kampaň zablokována z důvodu jejího akvizičního obsahu, postupujte následovně (dle povahy situace):

a) Příjemci jsou vaši zákazníci/kontakty přihlášené k newsletteru, ale newsletter vyznívá akvizičně (jako představení vaší společnosti, vašich služeb):

Blokovanou kampaň si duplikujte a upravte vaše sdělení v úvodu nebo v patičce odesílané šablony tak, aby bylo jasné, že cílíte na vaše klienty/přihlášené kontakty.

Kontaktům tak připomenete, na jakém základě se ve vaší databázi ocitly, a sdělení bude působit důvěryhodnejším dojmem. Poté, co nám potvrdíte korektní původ kontaktů v databázi, účet odblokujeme a můžete upravenou kampaň odeslat.

b) Příjemci jsou potenciální zákazníci a cílem je navázat komunikaci bez předchozího souhlasu:

V takovém případě před rozesílkou očistěte databázi tak, aby v ní zůstaly pouze kontakty, které je možné oslovit v hromadné rozesílce. O jaké kontakty se jedná, najdete v tomto článku nápovědy.
​
Dejte nám vědět, až bude databáze očištěna, účet pak odblokujeme pro rozesílku.

Doporučujeme se do budoucna zaměřit na sběr kontaktů v souladu s legislativou –⁠⁠⁠⁠⁠⁠ k tomu můžete využít sběrné formuláře. Odkaz na formulář lze v Ecomailu snadno vygenerovat a vložit ho do běžné 1to1 komunikace, kterou s potenciálními klienty vedete, nebo ho vložte do patičky vaší webové stránky.

Propagace kratomu není v souladu s platnou legislativou ani s etickým kodexem užívání Ecomailu. Tento obsah spadá pod Zákon č. 40/1995 Sb. o regulaci reklamy.

Látka není schválena jako léčebný prostředek, aktuálně probíhají výzkumy a další právní komunikace na téma její bezpečnosti. Vzhledem k povaze látky nelze vyloučit její návykovost, čímž rozesílka propagující tento obsah nesplňuje bod 10.3.2. našich obchodních podmínek. Tento obsah z výše uvedených důvodů není možné prostřednictvím Ecomailu propagovat.

Vaši kampaň můžete odeslat v těchto případech:

Proklik v kampani by však v takovém případě neměl vést na webovou stránku, kde kratom prodáváte či jakkoliv dále propagujete.

Současná česká legislativa (Zákon č. 40/1995 Sb. o regulaci reklamy) nedovoluje rozesílat formou obchodního sdělení pro širokou veřejnost obsah, který propaguje e-cigarety, vapy, náplně do e-cigaret a obdobné produkty.
​
Nařízení také definuje, co všechno je považováno za e-cigaretu:

„Elektronickou cigaretou se rozumí výrobek, který lze použít pro užívání výparů obsahujících nikotin nebo jiných výparů prostřednictvím náustku, nebo jakákoliv součást tohoto výrobku, včetně náhradní náplně, zásobníku, nádržky i zařízení bez nádržky nebo zásobníku; elektronické cigarety mohou být jednorázové, opětovně naplnitelné pomocí náhradní náplně nebo nádržky nebo opakovaně použitelné pomocí jednorázových zásobníků.“

Vaši kampaň můžete odeslat v těchto případech:

Pokud je taková rozesílka odesílána pouze prodejcům nebo profesionálům, je nutné tuto informaci uvést přímo v odesílaném newsletteru, například v patičce sdělení. V jiných případech nebude rozesílka umožněna.

Obecně platí, že reklama na produkty obsahující CBD je povolena s výjimkou vaporizérů/vapovacích per a jejich doplňků.

Propagované CBD a výrobky z něj nesmí obsahovat více než 1% THC (pokud nejde o potraviny/doplňky stravy/kosmetiku), jinak už se jedná o návykovou látku a rozesílání e-mailů s tímto obsahem je zakázáno.

Pokud jde o potraviny/doplňky stravy/kosmetiku, tak nesmí výrobky obsahovat žádné THC (tolerance je 0%).

Zároveň CBD a výrobky z něj určené ke konzumaci nesmí slibovat léčivé účinky, stejně jako je tomu obecně u potravin a doplňků stravy, které nejsou oficiálními léčivými přípravky.

Rozesílku vám umožníme v případě, že propagovaný obsah je v souladu s výše uvedenými principy. V opačném případě se jedná o zakázanou propagaci návykové látky, kterou současná legislativa (Zákon č. 40/1995 Sb. o regulaci reklamy) neumožňuje realizovat.

Jelikož jde o produkty související s užíváním konopí, byť ve formě HHC, platí, že se může jednat o návykovou látku.

Propagace tohoto typu obsahu je v rozporu s dobrými mravy a s bodem 10.3.2. našich obchodních podmínek, proto ji v Ecomailu neumožňujeme.

Prodej Viagry a Kamagry je v České republice vázán na lékařský předpis, protože obsahují účinné látky, která mohou mít závažné vedlejší účinky.

Česká legislativa (Zákon č. 40/1995 Sb. o regulaci reklamy) zakazuje volný prodej a reklamní propagaci těchto přípravků široké veřejnosti. Z toho důvodu je nelze za žádných okolností propagovat ani v rámci hromadné rozesílky realizované přes Ecomail.

Z naší strany také nepodporujeme rozesílku pornografického obsahu jakékoliv typu. Rozesílka takového obsahu je v rozporu s dobrými mravy a s platnou legislativou (Zákon č. 40/1995 Sb. o regulaci reklamy).

Pokud vaše kampaň obsahuje prvky pornografie, nebude její odeslání umožněno.

Obsah tohoto typu není zcela vyloučen, ale týká se ho několik omezení. V obsahu newsletteru by na základě platné legislativy (Zákon č. 40/1995 Sb. o regulaci reklamy) nemělo docházet k přímé propagaci a prodeji zbraní a střeliv široké veřejnosti.

Vaši kampaň můžete odeslat v těchto případech:

Pokud váš obsah neodpovídá žádné z uvedených výjimek, budeme nuceni kampaň zamítnout.