Mailing je v rámci marketingové strategie nejen ideální cestou, jak navázat vztah s Vašimi kontakty nebo zákazníky, ale také jak vztah s kontakty dále budovat a vytvářet povědomí o Vaší značce nebo o tom, co právě ve firmě chystáte. Jedná se o formu souhlasné, očekávané a přímé komunikace, u které navíc můžete kontaktům dát na výběr - v jaké frekvenci nebo s jakým obsahem chtějí e-maily dostávat.

Vše potřebné k mailingu, vč. rozcestníku na ty nejdůležitější články v naší nápovědě týkající se hromadné rozesílky, najdete v tomto článku.

Obsah článku:
1. Základ od právníka aneb "co musíte vědět" (na koho můžete a nesmíte odesílat)
2. Nejdůležitější nápovědy
- do začátku, sběr nových kontaktů, tvorba e-mailové kampaně
3. Ecomail jako pomocník


1. Základ od právníka

Právnička Petra Stupková z Legitas.cz pro Vás shrnula, jaký obsah se považuje za obchodní sdělení:

Obchodním sdělením jsou všechny formy sdělení, včetně reklamy a vybízení k návštěvě internetových stránek, určené k přímé nebo nepřímé podpoře zboží či služeb nebo image podniku osoby, která je podnikatelem. Obchodním sdělením je tedy i firemní přání k Vánocům nebo svátku, protože to je právě podpora vaší image.

Pozor! Obchodním sdělením je ale také zpráva, kterou žádáte určitou osobu o souhlas se zasíláním obchodních sdělení, protože již tím směřujete k podpoře služeb a zboží, a jako taková má tudíž za cíl podporu vaší podnikatelské činnosti.

Pravidla pro podobu obchodního sdělení a jeho šíření jsou nastavena v souladu se zákonem č. 480/2004 Sb., Zákon o některých službách informační společnosti.


Komu můžete hromadný e-mailing/obchodní sdělení/promo poslat

Abyste mohli kontaktům obchodní sdělení odesílat, musíte splnit jednu ze dvou variant:

  1. předchozí souhlas (opt-in režim): kontakty musí se zasíláním udělit souhlas se zpracováním svého e-mailu za účelem zaslání newsletteru a to ještě před tím, než je mailingem oslovíte (jak sbírat nové kontakty se dozvíte níže v kapitole “Jak sbírat nové kontakty”). Připomínáme, že souhlas musí mít atributy podle GDPR a nastavení ověření platnosti e-mailové adresy (double opt-in) je považováno za nezbytné (o tom více v Sběr nových kontaktů v tomto článku).
  2. oprávněný zájem na propagaci obdobných výrobků a služeb (opt-out režim): obchodní sdělení můžete zaslat také v případě, že se jedná o Vaše aktivní zákazníky. Jedná se o zákazníky, kteří s tím dříve nevyslovili nesouhlas. Možnost nesouhlasit s odběrem newsletteru doporučujeme řešit checkboxem v posledním kroku objednávky s textem “Nepřeji si dostávat newsletter”. Navíc obchodní sdělení určené této kategorii kontaktů se musí týkat pouze zboží nebo služeb, které jsou obdobné tomu, co u vás zákazník nakoupil.

S oběma případy je potřeba počítat a správně je popsat ve vašich Zásadách o zpracování osobních údajů. Odběratel (ať už je zákazník nebo se k odběru přihlásil) musí být o marketingové komunikaci informován a to vč. údaje, po jak dlouhou dobu jej za aktivního považujete, a tedy budete zpracovávat jeho údaje za účelem marketingové komunikace.

Nehraje roli, jestli oslovujete spotřebitele nebo firemní kontakty. Ochrany podle zákona požívají jak osoby fyzické, tak i osoby právnické. Navíc i firemní e-mail může být osobním údajem, pokud je to informace, která vás přivede ke konkrétní osobě.

Koho hromadným e-mailem/obchodním sdělením oslovit nemůžete

Není dovoleno odesílat na kontakty z veřejně dostupných nebo zakoupených databází, stejně tak není možné oslovovat kontakty, u kterých nejste schopni předchozí souhlas (právě za účelem rozeslání obchodního sdělení) nebo předchozí objednávku (tj. výše popsané možnosti 1 nebo 2) adekvátně doložit. V kostce - jakékoliv databáze kontaktů, které jsou získány za primárně jiným účelem než za účelem rozeslání obchodních sdělení, není možné pro mailing použít.

Pokud se přeci jenom rozhodnete odesílat hromadný mailing kontaktům, na které to dle zákona není povoleno, a) už importem kontaktů takové povahy do aplikace porušujete Obchodní podmínky Ecomailu a hrozí Vám blokace účtu (a s tím nemožnost odesílat další kampaně nebo jinak využívat naši aplikaci) a zároveň zaniká nárok na vrácení již uhrazených finančních prostředků, b) v případě nahlášení hrozí prošetřování ze strany Úřadu na ochranu osobních údajů, který může udělit pokutu ve výši až několika milionů korun.


2. Rozcestník nápovědy

Do začátku
Před importem kontaktů si doporučujeme přečíst Etický kodex Ecomailu. Pro efektivní a jednoduchou správu kontaktů doporučujeme v aplikaci pracovat s jedním seznamem kontaktů. A nezapomeňte, že před první rozesílkou je pro dobrou doručitelnost potřeba ověřit odesílací doménu.

Sběr nových kontaktů
Pokud chcete na webu nebo e-shopu sbírat nové kontakty, které můžete mailingem oslovovat, můžete využít jednoduchou tvorbu sběrných formulářů - ale pozor, ve formuláři musí zaznít, že se jedná o přihlášení k mailingu a zároveň musí obsahovat odkaz na Zásady o zpracování osobních údajů.

Pokud využíváte pro sběr nových příjemců formuláře Ecomailu, máte navíc k dispozici:

  • validaci e-mailových adres, tj. pokud se kontakty upíšou, formulář je automaticky upozorní a nabídne správné znění
  • v nastavení seznamu kontaktů (sekce nastavení registrace) máte možnost aktivovat tzv. double opt-in, pomocí kterého ověříte registrované e-mailové adresy ještě pomocí potvrzujícího e-mailu (tj. všichni, kdo zapíšou svůj e-mail, musí ještě adresu potvrdit v e-mailu, který jim ihned po registraci ve formuláři dorazí do schránky); z databáze se tak automaticky vyřadí tzv. spam pasti (falešné emailové adresy)

Tvorba e-mailové kampaně

Pokud potřebujete poradit, jak na e-mailové kampaně, prozradíme Vám jak naše
tipy pro tvorbu kampaně a newsletteru, tak antispam doporučení, díky kterým se vyhnete spam filtrům poštovních klientů.

V e-mailu (typicky v patičce) můžete také doplnit informaci o způsobu získání e-mailové adresy příjemce, příp. důvod a frekvenci oslovování.

Další inspiraci pro tvorbu newsletterů pak najdete na našem blogu.

3. Ecomail jako pomocník

I aplikace by Vám ve správě kontaktů měla pomoci. Ecomail třídí automaticky (podle chování v kampani) kontakty na:

V Ecomailu máte k dispozici také profil kontaktu. Po kliknutí na e-mailovou adresu vybraného kontaktu vidíte veškeré informace, které jsou ke kontaktu v aplikaci uloženy. A to vč. informace o zdroji (tj. jakým způsobem byl kontakt získán) a kdy byl kontakt registrován (příp. odhlášen).

Našli jste odpověď?