Správa databáze kontaktů je jedním ze zásadních faktorů, které mají vliv na reputaci reputaci odesílací domény a celkové výsledky vašeho e-mailingu.
Importem kontaktů práce s nimi nekončí, spíše naopak; v tomto článku vám nabízíme přehledné shrnutí nejdůležitějších bodů, jež se ke správě databáze vztahují.
Důležité otázky do začátku:
✅ Kde a jakým způsobem kontakty sbíráte?
✅ Jak s kontakty nakládáte poté, co se stanou součástí vaší databáze?
✅ Věnujete pozornost tomu, jaké kontakty do databáze nahráváte a jak si vedou v reportech vašich kampaní či automatizací?
V tomto článku naleznete:
1. Než importujete kontakty
2.1 Sledujte reporty
Než importujete kontakty
👉 Původ kontaktů – respektujte zákon
Newsletter můžete poslat kontaktům, které vám udělily souhlas s odběrem novinek (např. registrací skrze sběrný formulář na vašem webu) nebo pokud jde o vaše stávající zákazníky (ty můžete oslovit na základě oprávněného zájmu s nabídkou obdobného zboží či služeb, jako u vás již zakoupily).
Pozor na kontakty z veřejných či zakoupených databází -> skutečnost, že je kontakt veřejně dostupný, ještě nevytváří právní titul pro jeho oslovení v hromadné rozesílce. Kontakty ze zakoupených databází pak neměly možnost předem vyjádřit souhlas s odběrem sdělení právě od vás.
Zasílaní hromadných sdělení pouze na kontakty, které k tomu udělily souhlas/jsou vašimi zákazníky, je vyžadováno legislativou, má ale také důležitou výhodu: takové kontakty newslettery od vás očekávají (minimálně je nepřekvapí), což eliminuje riziko spam označení (a posléze možného zhoršení doručitelnosti).
Pro více informací k tématu mrkněte do těchto článků:
👉 Obchodní sdělení/newsletter z pohledu právníka & nejdůležitější nápovědy do začátku
👉 Zbavte se neplatných kontaktů a spam pastí
Kvalitní databáze by měla být aktuální a podložená souhlasy (obsahovat reálně existující kontakty s platnými e-mailovými adresami, které mají o vaše sdělení zájem). Zaměřte se proto již při sběru kontaktů na to, aby kontakty těmto požadavkům vyhovovaly.
Riziko zde představují spam pasti (viz níže 👇) i kontakty staršího data, s nimiž jste delší dobu nebyli v komunikaci a jejich schránka mohla mezitím zaniknout. Rozesílku na tento typ kontaktů mohou poštovní klienti vyhodnotit jako nedůvěryhodnou, což může v dlouhodobém běhu vést k poškození doručitelnosti vašich sdělení.
❗Spam past je speciální e-mailová adresa, která byla vytvořena výhradně k odhalování spammerů. Tato adresa není používána k běžné komunikaci (nikomu nepatří). Pokud na ni někdo pošle zprávu, znamená to, že ji prvaděpodobně získal nelegitimním způsobem – typicky z veřejně dostupných či zakoupených databází.
Pokud již máte databázi kontaktů sesbíranou (např. s mailingem teprve začínáte, ale již nyní máte k dispozici adresy svých zákazníků), využijte možnost ji ještě před první rozesílkou nechat prověřit a očistit ji o neplatné/neexistující kontakty a spam pasti díky nabízené placené službě Contact Spotlight.
Sbíráte nové kontakty skrze formuláře pro odběr novinek na vašem webu?
Aktivujte si v nastavení seznamu kontaktů funkci double opt-in, kontakt tak bude muset registraci potvrdit ještě navíc proklikem odkazu, který obdrží obratem po vyplnění formuláře do své schránky. Díky tomu získáte jistotu, že má o newslettery od vás vážný zájem a že zadaná adresa je platná (např. bez překlepů).
Jako dodatečné bezpečnostní opatření doporučujeme do vašeho sběrného formuláře implementovat funkci reCAPTCHA. Ta pomůže zabránit tomu, aby se přes formulář přihlašovali boti, kteří by označovali ve vyšší míře newslettery či zaslané double opt-in e-maily za spam. Funkci reCAPTCHA je třeba nastavit mimo Ecomail přímo na vašem webu, doporučujeme se poradit s vaším technikem.
👉 Na stáří databáze záleží
Čím starší je kontakt (a čím delší doba uplynula od vaší poslední komunikace s ním či od jeho objednávky), tím vzrůstá riziko, že již adresa zanikla nebo na vás kontakt zapomněl – a může tak vyhodnotit zaslané sdělení jako spam.
I z těchto důvodů doporučujeme nahrávat do databáze primárně kontakty co nejčerstvější a nejaktivnější, např. které u vás nakoupily nedávno či s nimiž pravidelně komunikujete. U těchto kontaktů je pravděpodobnější, že si vás pamatují a jde o platné adresy.
Stáří kontaktů posuzujte ve vztahu k typu vašeho podnikání. Pro ilustraci -> lišit se tak bude "přijatelné stáří kontaktu" např. u prodeje automobilů (které zákazníci nakupují třeba 1x za 10 let, je proto adekvátní jejich osobní údaje pro marketingové účely uchovávat po delší dobu) oproti prodeji rychloobrátkového zboží typu květin či oblečení.
💡 Věnujte pozornost stáří kontaktů i po jejich prvotním importu. Doporučujeme databázi pravidelně očišťovat o dlouhodobě neaktivní kontakty, abyste pracovali pouze s těmi, které projevují o vaše sdělení a vaši firmu/projekt zájem. Podrobněji viz níže. 👇
👉 Jeden seznam vládne všem (většinou)
Obecně doporučujeme v rámci Ecomailu pracovat pouze s jedním seznamem kontaktů. Zejména kvůli efektivnější práci v aplikaci, jednodušší aktualizaci celého seznamu a správě odhlášených a aktivních kontaktů.
Kontakty si můžete v rámci jednoho seznamu třídit na základě různých kritérií. K tomu Vám poslouží funkce segmentace. Zároveň lze kontakty v jednom seznamu snadno aktualizovat (donahrávat si tak do seznamu další data ke stávajícím kontaktům či importovat zcela nové kontakty) a odhlašovat.
❗Informace o odhlášení z rozesílky se vždy váže právě na konkrétní seznam, na nějž byla daná kampaň zaslána. Pokud se kontakt odhlásí z této kampaně, dojde i k jeho odhlášení v daném seznamu.
Nicméně následným nahráním kontaktu do jiného seznamu jej opět přihlásíte jako aktivní a budete mu tak posílat další kampaně i přesto, že v minulosti se z rozesílky newsletterů z vaší domény odhlásil. Toto odhlášení je však potřeba z hlediska GDPR respektovat. V opačném případě vzrůstá riziko spam označení.
Více seznamů se hodí spíše v případech, kdy takto pracujete se zcela oddělenými databázemi. V opačném případě doporučujeme seznamy sloučit a evidovat kontakty pouze v jednom centrálním seznamu.
Pro více informací k výhodám práce s jedním seznamem nahlédněte do tohoto článku nápovědy.
Jak pečovat o vaše kontakty
👉 Sledujte reporty
💎 Reporty kampaní a automatizací jsou plné cenných dat, která se vyplatí sledovat a aktivně s nimi pracovat. Sledujte např. důvody odhlášení -> získané informace můžete využít jako podnět pro změnu komunikační strategie na zbylé kontakty. Zvážit můžete např. snížení frekvence rozesílky.
Pokud objevíte vyšší počet spam nahlášení, zpozorněte:
Opravdu máte v databázi pouze kontakty, u nichž máte ošetřené souhlasy s hromadnou rozesílkou?
O jak staré kontakty se jedná?
Jaký obsah v newsletterech zasíláte, v jaké frekvenci a na jaké publikum?
Spam označení poškozují reputaci vaší domény a mohou zhoršit doručitelnost vašich sdělení. Více o tom, jak se vyhnout spam označení, se dozvíte v tomto článku nápovědy.
Věnujte pozornost také vráceným kontaktům, obzvlášť, pokud se objevují v reportu ve větším množství.
Všímejte si důvodů odražení – např. větší množství odražených kontaktů s důvodem Invalid recipient naznačuje, že vaše databáze obsahuje mnoho neplatných kontaktů. Je proto vhodné se zaměřit na stáří kontaktů, kterou do Ecomailu importujete, a na způsob, jakým si ověřujete jejich platnost (zvažte např. využití double opt-in).
Vidíte v reportu větší množství na první pohled podezřelých adres na zahraničních doménách? Přejděte do detailu kontaktu a zkontrolujte jeho zdroj. Pokud jde např. o kontakt z vašeho formuláře, prověřte, zda máte v seznamu kontaktů aktivní double opt-in a využíváte na webu funkci reCAPTCHA pro eliminaci spam botů (viz výše).
💡TIP: Posíláte také double opt-in e-maily nebo transakční e-maily? Sledujte i jejich reporty a zachyťte tak včas situaci, kdy např. dochází k větší míře odražení či nahlášení za spam, případně se tyto e-maily neodesílají kvůli chybě v šabloně.
Tyto reporty najdete v účtu v záložce Další -> Transakční e-maily.
👉 Personalizace rozesílky = základ úspěchu
Využívejte na maximum data, která máte u kontaktů k dispozici a tvořte obsah na míru svému publiku. Podpoříte tak aktivitu příjemců (míru otevření a prokliků) a celkovou úspěšnost svého e-mailingu.
Pracujte se segmenty kontaktů: filtrujte si kontakty na základě dat, která o nich sbíráte, do dílčích skupin a pošlete e-maily vždy právě takové skupině kontaktů, pro kterou je daná zpráva nejvíce zajímavá či relevantní. Můžete využít třeba informaci o tom, z jakého města kontakt pochází; jaký produkt zakoupil; zda jde o ženu/muže; zde otevřel e-mail ve vaší předchozí kampani apod.
Zvažte také práci s preferenčními otázkami a dejte svým kontaktům možnost si např. zvolit, o jaký typ obsahu a v jaké frekvenci rozesílky mají zájem. I na tomto základě můžete kontakty segmentovat a vyhovět tak jejich preferencím ohledně zasílaných newsletterů. Preferenční otázky můžete vložit jak do sběrných formulářů, tak do samotných kampaní, aby kontakty mohly své preference kdykoliv dle potřeby upravit.
💡 Naplánujte si předem svou e-mailingovou strategii a informace o kontaktech, které budou pro vaši rozesílku relevantní (jméno, datum narození, telefonní číslo...), získávejte již v rámci jejich sběru např. ve formulářích či objednávkách.
O možnostech personalizace v e-mailingu se dočtete více v tomto článku.
👉 Dlouhodobě neaktivní kontakty? Reaktivovat nebo odhlásit!
V průběhu času se vyplatí sledovat také aktivitu vašich kontaktů -> pokud budete v databázi ponechávat i kontakty, které jsou dlouhodobě neaktivní (typicky neotevírají vaše sdělení, neproklikávají se, nenakupují na e-shopu...), může to s sebou nést několik rizik:
❗Tyto kontakty zkreslují statistiky otevření vašich e-mailů, a zbytečně tak snižují celkový open rate.
❗Tyto kontakty pravděpodobně nemají o vaše sdělení zájem, avšak často nikdy nedospějí do kroku, že by se sami aktivně odhlásily (POZOR: odhlašovací odkaz je v každém případě povinným prvkem všech newsletterů, které přes Ecomail odesíláte). Mohou však místo toho označit některý váš e-mail v budoucnu za spam.
❗Také z původně platných adres se mohou časem stát tzv. recyklované spam pasti (poté, co je schránka zrušena a poskytovatel se rozhodne z ní vytvořit spam past).
Doporučujeme proto vaši databázi pravidelně očišťovat o kontakty dlouhodobě neaktivní a buď je rovnou odhlašovat, či se nejprve pokusit o jejich reaktivaci.
Pro vyfiltrování dlouhodobě neaktivních kontaktů si můžete vytvořit speciální segment, dle tohoto návodu. V segmentu pracuje s datem registrace kontaktu (abyste si neodhlásili úplně nové kontakty) a s vámi zvoleným kritériem neaktivity (např. "neotevřeli žádný e-mail kdykoliv / za posledních X dní", kdy konkrétní počet dní přizpůsobte frekvenci, v níž se svým publikem obvykle komunikujete).
💡TIP: Vytvořte si pro účely reaktivace a odhlašování vašich kontaktů na základě dlouhodobé neaktivity automatizaci, která se o kontrolu postará za vás.
Podrobný návod pro její tvorbu najdete v tomto článku nápovědy.
👉 Vyhýbejte se mazání kontaktů
Mazání kontaktů se obecně doporučujeme vyhnout – jde o nevratný krok a přijdete tak o celou historii jejich aktivit včetně informace o případném odhlášení z rozesílky. Může se následně stát, že kontakty v budoucnu omylem znovu přihlásíte jako aktivní a dál na ně budete zasílat svá sdělení, což by mohlo mít negativní vliv na reputaci vaší odesílací domény. Takový spotup je také v rozporu s legislativou,
Pokud na některé kontakty (např. ty dlouhodobě neaktivní) již nechcete cílit v rámci hromadné rozesílky, pak vám doporučíme je spíše odhlásit. Odhlášené kontakty nejsou aktivními kontakty, takže za ně nic neplatíte a ani žádné další sdělení na ně již nedorazí. Postup pro hromadné odhlášení kontaktů najdete popsaný v naší nápovědě.
Jestliže si přejete kontakty pouze aktualizovat (nahrát do seznamu nové kontakty či donahrát ke stávajícím kontaktům další data), jednoduše kontakty aktualizujte skrze hromadný import nebo přes API.
Podrobněji rizika mazání kontaktů popisujeme také v tomto článku nápovědy.
Jaké další faktory ovlivňují úspěšnost vaší rozesílky?
Kondice databáze je klíčová, avšak na úspěšnost vaší rozesílky má vliv více různých faktorů -> od odesílací domény až po samotný obsah e-mailů. Pro více informací k doručitelnosti mrkněte na tento náš blogový článek.
💭 Nenašli jste odpověď? Napište nám na chat nebo e-mail support@ecomail.cz.
😊