Jakmile máte vytvořen seznam kontaktů, můžete se pustit do importu svojí databáze do daného seznamu.

V tomto článku se podíváme na:

1. Import kontaktů
2. Aktualizaci již existujících kontaktů v databázi
3. Formát dat pro správný import
4. Hromadné odstranění údajů dat u kontaktu

Podívejte se na video, ve kterém vás importem kontaktů provedeme během pár minut.

K importu kontaktů se dostanete rozkliknutím příslušného seznamu kontaktů, kam chcete kontakty naimportovat. Nejprve kliknete nahoře v liště na "Kontakty", poté vyberete daný seznam kontaktů a otevřete ho. Nakonec kliknete na "Import" vpravo nahoře, nebo "Importovat kontakty" vlevo.

Importovat databázi je možné hned několika způsoby:

I. Copy & paste - ideální v případě, že chcete pouze překopírovat kontakty, které máte například v jednom sloupci ve Wordu, nebo textovém dokumentu

II. Z CSV souboru - pokud máte vygenerovaný soubor ve formátu z csv
III. Z Excel souboru - překopírujete veškeré buňky, které máte ve svém Excel souboru
IV. Asistovaný import - pokud si nevíte s importem rady, nebo se vám nedaří vybraný soubor importovat, zažádejte o asistovaný import a vyplňte požadované informace a my vám s ním pomůžeme.

❗️ Upozornění: Z bezpečnostních důvodů je u importů typu Copy & Paste a z Excel souboru limit 150 000 znaků. Pokud si přejete nahrát objemnější soubory, využijte importu z CSV souboru.

V případě, že máte ve sloupci pouze e-maily (a žádné další informace, jako je jméno, příjmení apod.), můžete využít nejrychlejší variantu importu Copy & paste, kde jen překopírujete sloupec s e-maily do pole k importu a dáte importovat.

Nezapomeňte zakliknout, že máte od všech kontaktů souhlas se zasíláním obchodních sdělení.

Po kliknutí na tlačítko "Importovat kontakty" se dostanete do druhého kroku importu, kde je třeba nastavit pole a zadat, že se jedná o e-mail. V případě, že nastavení zůstane nevyplněné, kontakty se nenaimportují.

V druhém kroku také nastavujete, zda se jedná o import kontaktů aktivních, odhlášených, nebo odražených.

Aktivní kontakty jsou ty, na které chcete odesílat své newslettery a započítávají se do celkového počtu vašich kontaktů v účtu.
Odhlášené kontakty jsou ty, které se odhlásili z vašich newsletterů. Tyto kontakty nepatří do aktivních kontaktů a nezapočítávají se do celkového počtu kontaktů ve vaší Ecomail databázi.
Odražené kontakty neboli vrácené kontakty jsou ty, na které se nepodařilo e-mail doručit. Tyto kontakty také nepatří do aktivních kontaktů ve vaší databázi.

Pokud máte kontakty v csv souboru, stačí pouze nahrát soubor do vyznačeného pole, zakliknout souhlas se zasíláním sdělení a zvolit možnost "Naimportovat kontakty".

V druhém kroku importu nezapomeňte pojmenovat sloupce, pokud jich je tam více než jen e-mail. Jako například: Jméno, Příjmení, Ulice, Země a další. Jinak se kontakty naimportují bez těchto polí.

Pro import z Excelu si nejprve otevřete daný Excel a překopírujte veškerá pole pomocí ctrl+c a pomocí ctrl+v překopírujte do rámečku pro vložení kontaktů. Nezapomeňte zaškrtnout, že máte souhlas se zasíláním obchodních sdělení a pokračovat pomocí "Importovat kontakty".

V následujícím kroku importu nezapomeňte nastavit (pojmenovat) sloupce. Sloupec s e-mailem, jménem, příjmením, ulicí apod. Pokud vkládáte nějaké vlastní informace, můžete vložit je jako vlastní pole. Dle obsahu vlastního pole uveďte do druhé kolonky, zda se jedná o obsah "Text" "Číslo" "URL" nebo "Datum". V případě, že vkládáte datum, vždy musí být ve formátu RRRR-MM-DD, ať už u pole vlastního, nebo přednastaveného jako například "Narozeniny".

V tomto kroku opět volíte možnost importu kontaktů jako Běžné (Aktivní) přihlášené kontakty, Odhlášené, či Odražené. V případě, že importujete kontakty ze Spam stížností, naimportujte je jako kontakty Odhlášené.

Máte svá data uchována v Excelu, ale při kopírování jste přesáhli limit 150.000 znaků? Nezoufejte, poradíme Vám, jak převést Excelový soubor do formátu .csv.

Excel soubor můžete uložit jako csv kliknutím na Soubor -> Uložit jako. Zde postačí zvolit typ souboru "CSV UTF-8 (s oddělovači)".

Následně se Vám vytvoří kopie souboru ve formátu .csv, který postačí nahrát do aplikace v importu, skrze záložku "z CSV souboru".

Nedaří se vám import ani podle nápovědy? Přesuňte soubor s databází do pole u asistovaného importu a napište poznámku, co a jak si přejete naimportovat. Následně provedeme import z naší strany.

Pokud v seznamu kontaktů již kontakty máte a chcete databázi pouze aktualizovat, ať už o nové údaje (přidáváte jméno, příjmení, vlastní pole, štítky apod.), nebo o nové kontakty, postupujete stejně jako v případě prvotního importu. Jedinou změnou je, že v druhém kroku importu kliknete na možnost "U NALEZENÝCH KONTAKTŮ AKTUALIZOVAT ÚDAJE"

Nemusíte se bát, kontakty se tímto způsobem nezduplikují, (již) odhlášené kontakty zůstanou odhlášené. Pouze se ke stávajícím kontaktům přidají pole, případně se obsah polí upraví novými. Nové kontakty se včetně nových polí přidají.

U nově naimportovaných kontaktů s křestním jménem (a příjmením) se automaticky během chvilky vygeneruje oslovení jménem (a příjmením), datum svátku a pohlaví.

Telefonní číslo - vždy s předvolbou a bez mezer (například +421123456789)
Datum - pouze ve formátu RRRR-MM-DD
E-mail - vždy jeden e-mail na jednom řádku. V případě, že je na jednom řádku e-mailů více, Ecomail dokáže naimportovat pouze první z nich.

Pokud si přejete odstranit již nahrané údaje u kontaktů ze seznamu kontaktů v Ecomailu, můžete využít následujícího postupu:

>> v existujícím souboru s kontakty (csv, xls) do všech buněk, které chcete z Ecomailu vymazat, vyplňte čárku (pak se stávající hodnota v Ecomailu vymaže - nerozeznáte tak dříve vyplněné pole a smazanou hodnotu vs. nikdy nevyplněné pole) nebo nulu (zachováte pak informaci, že pole předtím obsahovalo určitou hodnotu)

>> provedete opětovný import kontaktů, v druhém kroku aktivujte funkci u nalezených kontaktů aktualizovat údaje